Plastic Omnium - Document d'enregistrement universel 2020

DÉCLARATION DE PERFORMANCE EXTRA-FINANCIÈRE Le programme ACT FOR ALL TM www.plasticomnium.com PLASTIC OMNIUM DOCUMENT D'ENREGISTREMENT UNIVERSEL 2020 152 UNE ENTREPRISE RESPONSABLE 4.6.1 ÉTHIQUE DES AFFAIRES ET LUTTE 4.6.1.1 CONTRE L'ÉVASION FISCALE Au sein d’un grand groupe international tel que Compagnie Plastic Omnium SE, les risques en matière d’éthique sont importants et couvrent plusieurs thématiques : risque de fraudes, de corruption, de conflits d’intérêts, de délits d’initiés ou encore de pratiques anti-concurrentielles. Il s’agit principalement d’un risque du fait d’un salarié isolé qui ne respecterait pas les réglementations en vigueur ou les politiques et procédures de Plastic Omnium. Le Groupe s’exposerait alors à des sanctions financières de la part des autorités et pourrait voir son image ternie. Pour prévenir l'apparition d'actes isolés, le Groupe forme les collaborateurs sur les règles internes et les Codes de conduite. En effet, Plastic Omnium a formalisé son Code de conduite depuis 2003 et le revoit régulièrement. La filiale HBPO a adapté en 2020 le contenu de son propre Code de conduite pour s’assurer de sa cohérence avec le Code de conduite du Groupe. Ces Codes de conduite présentent les règles de conduite non négociables en matière de respect des Droits de l’Homme, des libertés fondamentales, de la santé/sécurité, de la diversité, de l’environnement et de lutte contre les discriminations, la fraude, la corruption et le trafic d’influence. Il rappelle également les engagements demandés à ses salariés : protéger les actifs et l’image de Compagnie Plastic Omnium SE, garantir la qualité et la sécurité des produits, et respecter les réglementations et règles éthiques. Les Codes de conduite sont traduits dans les principales langues en vigueur au sein du Groupe soit 22 langues pour celui de l’activité Industrie et 8 pour HBPO. L’adhésion de Plastic Omnium au Pacte Mondial des Nations Unies depuis 2003 lui impose également le respect des 10 principes en matière de respect des Droits de l’Homme et des normes internationales de travail, la préservation de l’environnement et la lutte contre la fraude. Une communication annuelle vient démontrer les progrès effectués sur ces principes. Le Comité de Contrôle Interne et Conformité est composé des Directions Ressources Humaines, Finance, Conformité , Risques et Audit Interne, Direction Juridique, Direction des Métiers. Il guide les politiques et actions du Groupe et se repose sur un réseau de correspondants conformité à travers le monde. En France la loi n° 2016-1691 en date du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique (dite loi Sapin 2) requiert des entreprises la mise en place de huit dispositifs. Le Code éthique. 1. La formation et sensibilisation des salariés : les formations en 2. e-learning se sont poursuivies sur l’année 2020. Disponible en 4 langues, le module devrait être traduit dans des langues supplémentaires en 2021 pour s’assurer de couvrir les pays où le nombre de salariés identifiés comme à risque est le plus important. Cet e-learning doit être suivi par l’ensemble des nouveaux entrants et les populations à risque (Comité de Direction, Finance, Ressources Humaines, Qualité, Commerciaux, Acheteurs…). Le taux de participation et le taux de réussite au module sont suivis annuellement. 3 sessions de Compliance Day, module de formation présentiel mis en place en 2019, étaient planifiées en 2020 et ont dû être reportées en raison de la crise de la Covid-19. HBPO a mis en place cette année son propre module d’e-learning intégrant des vidéos de formation proposées par les Nations Unies. Un plan sur 3 ans prévoit l’enrichissement progressif de l’e-learning ainsi que la formation de l’ensemble des cadres et du personnel administratif à terme. La cartographie des risques de corruption. L’exercice a été mené 3. en 2018 pour Clean Energy Systems et Intelligent Exterior Systems et mis à jour fin 2020. La cartographie pour HBPO a été réalisée en 2019. Les procédures d’évaluation des tiers : lors du référencement d’un 4. fournisseur, en complément des analyses financières, le groupe Plastic Omnium pratique des évaluations de la performance en matière sociale, environnementale et sociétale. Il est notamment demandé au tiers d’adhérer à la Charte Fournisseurs et de se soumettre à des évaluations et audits. Les procédures de contrôle comptable interne ou externe : visant à 5. empêcher que les livres masquent des faits de corruption, ces procédures sont régulièrement auditées par l’audit interne au niveau des filiales, des sites ou des fonctions administratives. Le mécanisme d’alerte : les signalements émanant d’employés 6. relatifs à l’existence de conduites ou de situations contraires au Code de conduite sont recueillis par e-mail (corporatesecretary.ethicsalert @plasticomnium.com ) ou courrier (Compagnie Plastic Omnium, Alerte Éthique, 1 allée Pierre-Burelle, 92300 Levallois-Perret). Les alertes sont traitées de manière anonyme. Le dispositif est présenté dans le Code de conduite, en 22 langues, sur l’intranet et le site Internet du Groupe. Le régime disciplinaire : le Code de conduite a la même portée 7. juridique qu’un Règlement Intérieur lorsque la législation le permet afin d’appliquer la politique de tolérance zéro instaurée par l’instance dirigeante. Tout manquement aux règles du Code de conduite peut exposer les collaborateurs à des sanctions disciplinaires. Lorsque la législation l’autorise, une mention au Code de conduite a également été rajoutée dans les contrats de travail, renforçant sa dimension juridique. Le dispositif de contrôle et d’évaluation interne des mesures mises 8. en œuvre : la Direction de l’Audit réalise annuellement un programme d’audits, auprès des entités et des sites afin de s’assurer du respect des procédures et de l’efficacité des dispositifs de prévention, de détection et de correction des actes répréhensibles. Les audits ont pu être menés selon le programme prévu sur le premier trimestre 2020. À partir de mars 2020, le Groupe a considéré que la période de confinement et de travail à distance accroissait les risques en termes d’éthique et notamment de fraude, les usines étant à l’arrêt mais les opérations d’encaissement se poursuivant. Un système de contrôle ad hoc a été mis au point et communiqué à l’ensemble des usines pour réduire le risque de fraude interne. Le risque de fraude externe a également été jugé comme important et l’organisation de l’équipe d’audit interne a été adaptée sur la période pour accroître la surveillance. Les audits sur site ont pu reprendre sur l’été et une nouvelle organisation a été mise en place en anticipation de la période incertaine : les audits sont réalisés avec un auditeur local sur site équipé de lunettes connectées ou de caméras et les auditeurs du Groupe à distance pouvant ainsi faire des contrôles visuels (pour la gestion des stocks par exemple). Ces audits ont également profité aux autres services, HSE, finance ou encore qualité dont les thématiques sont intégrées dans les audits internes et qui n’avaient pas la possibilité de déployer leurs propres audits sur la période. L’indicateur de performance, l’Index Sensibilisation à l’éthique, défini en 2019 comme marqueur du programme ACT FOR ALL TM , combine la part des collaborateurs ayant atteint un score supérieur à 80 % à la formation en ligne au Code de conduite du Groupe durant l’année, ainsi que la part des salariés ayant participé au Compliance Day parmi les salariés ciblés sur l’année. En 2020, en raison du report des Compliance Day, l’Index n’a pu être calculé. Ainsi, le taux de suivi de personnes formées avec succès à l'e-learning "Code de conduite" est de 86,1 %.